Kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır. Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.
e-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?
- Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
- Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
- Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
- Defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılır,
- Berat sıkıştırılır.
- Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.
ibrazı ayda bir mali müşavir, muhasebeci ya da firma sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturulur ve oluşturulan bu berat devlete iletilir. Maliye denetime geldiğinde daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırırlar, eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt ya da düzeltme atılmamış anlamına gelir.